החיים ב-נט: היתרונות, החסרונות – והדרך לשיפור

על לקחי מפגש מועיל להבנת השפעתה של הרשת על המקצוע

משה בן דוד, עו”ד

 

יום העיון נועד למשתמשי תוכנת נט המשפט פקידי בית המשפט, עורכי דין ומנהלי/ות משרד.

המשתמשים העיקריים בתוכנת הנט הם השופטים ועורכי הדין וכמובן הצוות האדמיניסטרטיבי בהנהלת בתי המשפט ובמשרדי עורכי הדין.

את כל ההליכים המוזנים למערכת נט המשפט ע”י רבבות המשתמשים בה קולטת המערכת הן באופן טכני והן באופן אנושי. לכולם עניין שהמערכת תפעל חלק, ללא תקלות וביעילות מרבית.  זאת ההבנה שהביאה להתכנסות ביום העיון אותו יזמה של מזכירת בית המשפט המחוזי הגב’ סימה סבן עם ועדת בית משפט מחוזי של לשכת עוה”ד בירושלים.

המטרה שהצבנו: שיפור המיומנות על ידי מתן מידע  כיצד עובדת המערכת, איך להשתמש בה –  וכך לחסוך בזמן יקר ולהביא לשיפורים.

שימי גונן, מאגף מערכות מידע ומחשוב במערכת בתי המשפט הציג חידושים ומיומנויות בהפעלת המערכת, הסביר והדגים.

הקהל הביע עניין רב והוצעו הצעות ייעול, כגון:

·      על מנת למנוע טעויות בהזנת הסיסמא, אפשרות להציג הסיסמא שהוקלדה.

·      מאחר והסיסמא מוגדרת באנגלית, במידה ובכניסה לאתר הסיסמה הוזנה לא באנגלית, שתהיה התראה על כך.

·      אפשרות שמירת מסמכים מרובה.

·      כאשר מצהירים על ייפוי כוח בתיק, אפשרות בחירה בעו”ד המייצג מטעם המשרד (כפי שניתן לעשות בפתיחת תיק).

·      כאשר מבצעים המצאה באתר, הלינק שהודעה שולח לאתר עצמו. במידה והלינק מופעל מהטלפון הנייד, ולעו”ד מקבל ההודעה מותקנת האפליקציה,  הלינק יפתח את האפליקציה, ולא את האתר עצמו.

·      שתהיה אפשרות לסמן כי הבקשה מוגשת בהסכמה (להבדיל מבמעמד צד אחד).

·      שתהיה אפשרות צפייה במסמך שהועלה מתוכנת החתימה לפני סיום התהליך, על מנת למנוע הגשת מסמכים שגויים.

·      גישה מהאפליקציה לתיק עצמו.

כל ההצעות הועברו כלשונן למנהלי הפרויקט על מנת לבדוק האם ניתן לבצע השינויים באתר/אפליקציה.

שאלות שנשאל שימי – במהלך הרצאתו:

האם שעת מתן ההחלטה רשומה באתר? –

כן, אך במידה וניתנה לאחר שעות העבודה, התאריך והשעה מתעדכנים ליום העבודה הראשון הבא (באותו אופן שהגשות באתר נרשמות)

למי עורכי דין יכולים לפנות עם הצעות ייעול?

– למרכז המידע. הם ינחו אותם לכתוב מייל ולשלוח אליהם ואז מרכז המידע מעביר להמשך טיפול של בית התוכנה.

טלי ריוני מנהלת מדור ערעורים, הציגה את אתר נט המשפט מנקודת המבט של המשתמשים הפנימיים (שופטים ועובדים).

בצד הצגת המערכת מנקודת מבט זו בקשה טלי לחדד נהלים:

הגשות שהוגשו אחרי השעה 17:00 במהלך השבוע ואחרי השעה 14:00 ביום שישי, יגיעו אל השופט רק למחרת היום / יום ראשון, אלא אם כן הוא יפעל בצורה יזומה לראותם.

במידה והבקשה דחופה שאינה סובלת דיחוי ליום המחרת ניתן לפנות לסימה / סופי מספרי הפלאפונים שלהם מפורסמים.

בקשות דחופות – התייחסות לבקשה כדחופה רק לאחר עידכון המזכירות/מרכז מידע – בנוסף להגשה בנט, או משלוח בפקס בציון כי הבקשה דחופה.

רשימת הנתבעים/המשיבים חייבים להיות בסדר הנכון – כמו בכתב הטענות – להקפיד על המאפיינים.

קטינים/חסויים חשוב לציין כי הם קטינים / חסויים ואז התיק הופך מיידית לסגור לצפייה.

בהגשת פש”ר – לציין רק את הגורמים לבקשה הספציפית ולא את כולם.

פעילות לצדדים – (שימוש בפעילות לצדדים מועיל מאוד כשיש ריבוי צדדים) להיכנס לתיק הספציפי – פעילות שלי – לשייך למקום הנכון ! – רק בהגשה מסודרת החומר מגיע לשופט מכוון לבקשה/תגובה הנכונה – חוסך זמן  רב (ההגשה הזו כמו בכתב טעות לבקשה קיימת)

כשמגישים בתיק חומר שצריך לסרוק אותו חיצונית (כמו מפות וכו’) יש להגיש אותו בשני עותקים, אחד לתיק נייר ואחד שעובר לסריקה וכך כשהשופט מקבל הודעה שהוגש משהו בתיק והוא מעוניין לראות אותו לפני שיחזור מסריקה (זה לוקח עד 5 ימים) יש לו אפשרות לבקש שיעלו אליו את תיק הנייר.

תיקון פרטים – ניתן לשנות פרטי משרד, לצרף עו”ד או עובד מנהלה דרך המערכת או דרך טופס פרטי עו”ד ולפקסס.

פרטי חשבון בנק לחיוב/זיכוי חשבון חייב להישלח באמצעות הטופס בלבד.

בקשות כמו בקשה לפטור מאגרה רצוי להגיש בנפרד מאשר כהמשך לכתב טענות או לציין בדגש בכותרת כדי שהמזכירות תתייחס לעובדה שיש בקשה נוספת.

במידה שמגישים בקשה בנט ועולה הודעת שגיאה יש לרענן מסך ולא להגיש בשנית מיד. במידה ולאחר ריענון המסך עדיין לא מצוין שהבקשה הוגשה יש להגישה בשנית.

תשלומים בביהמ”ש ניתן לשלם בכרטיס אשראי רק אם בעל הכרטיס נוכח עם ת.ז. ברשותו. אם הכרטיס של חברת עו”ד ומצוין עליו adv. – אז גם שליח יכול להשתמש בו בצירוף ייפוי כח המציין במפורש את פרטי השליח ואת התשלום שעליו לשלם. תשלום במזומן ייעשה רק בדואר.

הגשת ערבות בנקאית – רק בצרוף מס’ תיק ושמות הצדדים ושאינה מוגבלת בזמן.

היה ומסמך אינו זמין לאחר 24 שעות יש לפנות למרכז מידע לתמיכה הטכנית והם יטפלו.

את יום העיון חתם בהרצאתו כבוד שופט בית המשפט המחוזי ארנון דראל.

הוא חלק את רשמיו מפעילות המערכת מנקודת המבט של שופט. לדבריו, קשה להמעיט במלים בגודל המהפך שהביאה אתה מערכת נט המשפט, אך מהפך כמו כל מהפך כולל בצדו היבטים חיוביים יותר והיבטים חיוביים פחות. לפני שעבר לעניינים המעשיים התייחס השופט לשינוי שחל בעבודת השופט, בעבודת עורך הדין ולשינוי שנובע בעבודת מזכירות בית המשפט ועל משרדי עורכי הדין.

אם עד לפני כמה שנים – התהליך היה איטי וידני, היום הוא מהיר וממוחשב. ממשך טיפול של שעות או ימים בכל בקשה, גם הפשוטה ביותר, עברנו למשך טיפול של דקות ולפעמים אף שניות. בקשה שמוגשת מרחוק מגיעה תוך שברירי שניות למחשבו של השופט או השופטת והחלטה שניתנת ונחתמת נוחתת מיד במכשיר הטלפון הסלולארי של עורך הדין.

אלא שבדרך שבה קיצרנו כמה שלבים, עשינו גם כמה שינויים דרמטיים:

השופט – הפך גורם שיפוטי – תיאור עם קונוטציה מעט טכנית.

מערימת תיקים לטיפול – אנחנו מדברים על סל עבודה שבו משימות.

אם קודם לכן היה נעשה סינון בעת הגשת הבקשות למזכירות וטרם העברתן לשופט – היום חלק מהמסמכים מגיעים ישירות למחשב השופט ומשם מנותבים לטיפול ורק חלקם מגיע לסינון המזכירות תחילה.

עוד שוני דרמטי, הוא קיומה של שקיפות מלאה אך לצידה חשיפה מלאה. ניתן לדעת מתי ניתנת החלטה, מתי נפתחה בקשה, כמה זמן ארך הטיפול בה, וכך גם מן הצד השני, ניתן לראות מיד כאשר עורך הדין או מי ממשרדו צפה במסמך שנמצא בתיק.

מערכת נט המשפט הפכה את המחשב לכלי העבודה ולמעשה אפשרה עבודה בכל מקום שבו יש מחשב שמחובר למערכת, בבית, במתקן ההשתלמויות, בבתי משפט אחרים. לצד היתרון בנגישות מלאה הדבר מביא ל’שעבוד” ולהגדלת היקף שעות העבודה בבית. ה”שעבוד” הזה הפך כורח המציאות בשל הצטברות המשימות ככל שלא מטפלים בהן מהר. סל המשימות גדל והולך, המשימות נערמות והיעדרות של מספר ימים גובה לעתים מחיר של עבודה מאומצת זמן רב לאחר אותה היעדרות.

המעבר לסביבת עבודה ממוחשבת יצר מחסום כניסה למי שאינו נגיש למחשב, להקלדה, לכרטיס חכם – הוא עלול ללכת לאיבוד ויתקשה לשרוד מול מערכת כזו. זה כמובן אפשרי, והמבוגרים יותר אכן עושים זאת אבל יותר ויותר קשה לתפקד בסביבת עבודה שבה כל השחקנים האחרים – נגישים ויודעים מה קורה בכל רגע נתון ואתה או את נמצאים בעיכוב של כמה ימים. אפשרי אך לא פשוט.

אצל השופטים זה הופך להיות בלתי נסבל ומי שלא מסוגל להקליד פתקיות, לקרוא ממסך, ולתפעל עכבר – עלול להיוותר מאחור.

מכאן נוגע גם קושי נוסף – כאשר עורכי הדין מגישים כתב טענות ורוצים ששופט יקרא אותו, יבין ויתייחס, יש לחשוב איך להתאים את הכתיבה ואת ההגשה לסביבת העבודה הממוחשבת. על עורכי הדין להניח כי חלק מהקריאה נעשית מהמסך עצמו ולא מנייר וזה מחייב התאמה של הכתיבה לקריאה מסוג כזה.

זה בא לידי ביטוי בכמה היבטים:

1.    קיצור – כמויות המלל הן עצומות. יום דיונים שכולל למשל 4 עתירות מנהליות או 6 ערעורים אזרחיים יכול לכלול קריאה של מאות עמודים. אי אפשר לעמוד בכך, וסופו של כתב טענות ארוך מדי הוא שהוא מפספס את המטרה. עדיף לכתוב פחות, לכתוב בצורה ממוקדת – ככה הדברים נקראים וגם ניתן להפנים אותם. עודף טענות ומלל אינו מאפשר להכיל את הכל.

2.    תמצית מנהלים – אם עורכי הדין לא מצליחים לקצר – מומלץ לתת פרק של מבוא, פרק של תמצית הטענות, כזה שמסכם את הכל, קובע מפת דרכים ותכנית מיתאר לטיעון. עמוד-שניים ממוקדים וממצים שיכולים להפנות להרחבת הטענות בהמשך. (תמצית מנהלים)

3.    כתיבה נעימה לעין ולקריאה – בפניה לקהל הציע השופט דראל: אל תכתבו צפוף מדי, שימו לב שהסורק עובד טוב והמסמך לא מגיע דהוי מדי או עם כתמים, תנו מרווחים, הכניסו כותרות. הדגישו את מה שצריך אבל אל תגזימו. שמרו על גודל אותיות נורמאלי, בלי להגדיל מילה כזו או אחרת.

4.    ניתן להיעזר ביתרונות של הגשה ממוחשבת – סריקת תמונות צבעוניות, הכללת חלק מהמוצגים בגוף הטקסט באופן שמאפשר להמחיש את הטיעון בצורה טובה יותר.

5.    סיווג נכון של המסמכים – ככל שהמסמכים מסווגים כהלכה, רב הסיכוי שיקבלו את ההתייחסות המתאימה.

סימון “דחוף”: – בים של משימות מנסה השופט תחילה לטפל במה שדחוף. אז אם דחוף כדאי לסמן. עם זאת אם כולם מסמנים את הכל כדחוף אין לזה ערך וסימון שאינו במקומו יכול לעורר אנטגוניזם.

הגדרת סוג הבקשה – סוג הבקשה גם הוא משליך על הטיפול. בקשות לסעד זמני זוכות לבחינה מוקדמת יותר. אם אתם מסווגים בקשה כזו כבקשה רגילה, הטיפול בה יתעכב לפעמים, בקשות לשינוי מועד גם הן משהו שזוכה להתייחסות אחרת. סווגו אותן ככאלה.

שיוך תגובות לבקשות במקום הגשת התגובה כבקשה חדשה – את התגובות לבקשות יש להכניס לתיוק לתוך אותה בקשה כדי שניתן יהיה למצוא אותה אחר כך בעיון בתיק. כאשר התיק לפעמים כולל מאות מסמכים קשה לאתר את המסמכים המתייחסים לכל בקשה כיוון שהם מתויקים במקום הלא נכון.

כאשר מגישים כתב טענות סווגו אותו ככזה ולא כבקשה וכך הלאה, חוות דעת, מוצגים, שאר מסמכים. הדרך הזו מאפשרת להתמצא טוב יותר וליתן את ההתייחסות המתאימה.

פתקיות –  ההחלטה בפתקית מאוד נוחה ומאפשרת מתן החלטה מהירה ונקודתית על גבי נייר בקשה באופן שמאפשר בהמשך לראות גם את הבקשה וגם את ההחלטה שניתנה. בכדי להימנע ממצב שבו ההחלטות מסתירות מלל -השאירו מקום גם לפתקיות בדף הפתיח של הבקשה.

את יום העיון סיים פאנל המרצים לשאלות ותשובות לקהל.

מבחינת לקחים – רשמנו לעצמנו בפעם הבאה להכין מראש מחשב ומסכים עליהם ניתן להדגים לפני קהל גדול את הפעלת המערכת באופן מעמיק. לאור הביקוש וההתעניינות נתארגן עוד מספר חודשים ליום עיון נוסף, אם לקוראי “הלשכה” יש בקשות, הצעות והארות נא שגרו לכותב שורו אלה mbd@dinveod.com